Referat af bestyrelsesmøde den 22.9.2012 hos Poul.
Alle til stede.

Dagsorden:

1. Godkendelse af dagsorden.
2. Drøftelse af videre planer vedr. informationsmødet i april 2013
3. Drøftelse af videre planer vedr. generalforsamlingen juni 2013
4. Regnskab, v./Jens
5. Hjemmesiden, v./Helle
6. Funktionsopdelt organisation v./ Kristian
7. Vedtægtsrettelser, v./Kristian
8. Manglende oversigtsforhold hos en grundejer, v./Eva
9. Manglende kloakdæksel hos en grundejer, v./Eva
10. Eventuelt

Referat:

1. Godkendt
2. Vi kan ikke ensidigt satse på en debat på hjemmesiden. Vi vil lægge nogle billeder af vejene samt indlæg ud, som kan inspirere. Vil løbende lægge orientering om vejene ud på hjemmesiden. Informationsmødet er planlagt til søndag i Bededagsferien, den 28.4.2013. Vi kan overveje om Jørgen Borg skal med igen.
3. Generalforsamlingen er planlagt til den 9/6–2013 og afholdes i Sognegården i Melby.
   Grundejerne opfordres allerede nu til at tænke på punkter til behandling der.
4. Jens har taget kontakt til Margit vedr. overdragelse af kasserer–funktionen– herunder fuldmagter og hæveret.
   Jens og Kristian sender referat fra den sidste konstituering til kommunen, da Michael Sponholz stadig figurerer som kasserer.
5. Helle har opdaget, at det er et forældet ordensreglement der ligger på hjemmesiden. Den rettede version, der er godkendt på generalforsamlingen tidligere, lægges ud af Kristian. Til generalforsamlingen vil vi vise hjemmesiden via projektor, så medlemmerne også ad denne vej kan gøres bekendt med den siden. Har i øvrigt fået flere rosende tilbagemeldinger, men vi skal til stadighed gøre opmærksom på den, hvis den skal fungere optimalt som informations– og kommunikationsmiddel.
6. Kristian har lavet et arbejdspapir/organisationsmodel over bestyrelsens funktioner. Se bilag. Det er en dynamisk model, der også sikrer at afrapportering fra de enkelte områder bliver tydelige. Det vil også afspejle sig i de kommende dagsordener, der kan stilles op med samme systematik. Modellen lægger også op til at trække eksterne kræfter ind fra vores forening. F.eks. vil Hans Jørgensen stadig gerne bruges som særlig kyndig på vej– og kloak–område. Andre der har noget de synes de kan bidrage med i bestyrelsen ad hoc – så modtages sådanne tilbud gerne!
7. En grundejer – Per Rasmussen, Engholmsvej 3, har henvendt sig vedr. rettelse af Vedtægterne i forbindelse med ændring af kommunens navn fra Frederiksværk til Halsnæs. Vi har konsulteret Kirsten Geisler, der er jurist – som har sagt god for ændringerne i §2 og §18.
   Er der andre grundejere der har rettelser hertil?
8. Poul ringer til kommunen for at undersøge om de dårlige oversigtsforhold hos 2 grundejere er et kommunalt anliggende eller et grundejer anliggende. Afhængig af resultatet vurderer vi på næste bestyrelsesmøde, hvad vi skal gøre. Kristian kontakter Margit vedr. retningslinjer om skrå hjørner, der måske findes blandt det materiale hun har fået overleveret fra tidligere bestyrelser.
9. Grundejeren har allerede taget vores henvendelse vedr. det ødelagte dæksel ad notam og udbedret det.
10. Eventuelt
    1. Opfordring til vores medlemmer: Hvem er interesserede i at indgå i en arbejdsgruppe vedr. vores 40 års jubilæum næste år?
    2. Hans J. har spurgt om der skal spules kloakker i år. Poul taler videre med ham om det.
    3. Næste møde den 4. februar 2013 kl. 19.30 hos Eva i Virum.

    Sekretær Helle Fehmerling, 25.9.2012

Bilag 1.