Referat af bestyrelsesmøde den 29.1.2012 kl. 10 hos Eva.

Dagsorden:

1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat af bestyrelsesmøde den 15.10.2011
3. Status vedr. grenafhentning, v./Margit
4. Status efter stormen i november – evt. skader på bl.a. skraldespande – evt. handlepunkter for bestyrelsen, v. Margit
5. Situationsberetning fra Vejudvalget, v./Poul
6. Efterdønninger fra kloaksagen
7. Status på mailadresser og medlemsfortegnelse, v./Helle og Margit
8. Regnskab
9. Eventuelt

Ad 1.Godkendelse af dagsorden
Godkendt

Ad 2. Godkendelse af referat af bestyrelsesmøde den 15.10.2011
Godkendt

Ad 3. Status vedr. grenafhentning, v./Margit
Regningen for grenafhentning blev på 17.000 kr. Grenafhenter–manden Søren meddeler at det visse steder var vanskeligt at komme til bunkerne pga. nedhængende træer. Opgaven var i øvrigt tilfredsstillende løst.

Ad 4. Status efter stormen i november v./Margit
Stormen forårsagede både væltede træer og skraldespande. Vi bør i formandsberetningen gøre opmærksomme på, at folk selv har ansvar for at holde sig ajour med skader efter "naturkatastrofer" – enten personligt eller via nabohjælp. Vi kan evt. pege på, at skraldespande kan køres lidt i læ bag huset for vinteren. Der kan også bygges en skærmende trækasse rundt om. Talte i øvrigt om at evalueringen af de nye skraldespande (efter 1 år) ikke er blevet foretaget – udover at vi har fået et tømnings–interval om sommeren på 8 dage i stedet for de 14. Vi foretager ikke yderligere evaluering.

Ad 5. Situationsberetning fra Vejudvalget, v./Poul
Hans er som tidligere nævnt kommet med i Vejudvalget. Poul har drøftet vej–situationen med ham, og de er blevet enige om at se an til foråret, når det bliver tydeligt hvad vinteren har gjort ved vejene.
Vi er enige om, at Albrecht Jensens vej ikke medtages i vores fremlæggelse.
Vi vil til generalforsamlingen præsentere de 3 alternativer til udbedring:

1. Ingen reparationer
2. Reparationer af hullerne
3. Totalrenovering af vejene

Michael Sponholtz` materiale vedlægges – med 2010–priserne. Der bør også lægges et finansieringsforslag frem. Bestyrelsen diskuterede forskellige muligheder som: enkeltfinansiering, ekstrakontingent m.v. Vi enedes om, at NB! Jens kontakter Nykredit for at høre om finansieringsmuligheder. NB! Poul kontakter Morten, som har erfaringer med sin grundejerforening.

Tingene skal grundigt belyses og lægges frem til generalforsamlingen, så tingene bliver gennemskuelige og betingelserne for at tage stilling åbne.
Fra sidste generalforsamling blev det påpeget, at man ønsker en uvildig person til at gennemgå vejene og at være til stede på generalforsamlingen, således at han kan besvare de spørgsmål, der måtte komme. Jørgen Borg – en tidligere ansat – nu pensioneret mand fra kommunen er i forslag.
NB! Poul kontakter denne.
På næste bestyrelsesmøde skal der følges op på punktet.

Ad 6. Efterdønninger fra kloaksagen

Vi er enige om, at der har været en uhensigtsmæssig forretningsgang vedr. spulingen. Folk er ikke blevet ordentligt orienteret. Vi må dog i bestyrelsesberetningen henholde os til, at kloakspulingen er sket uden vores vidende.

Ad 7. Status på mailadresser og medlemsfortegnelse, v./Helle og Margit
Helle har modtaget i alt 42 mailadresser. Ved indsamlingen heraf er der også kommet telefonnumre og enkelte adresse–ændringer, som er videregivet til Margit. Helle har problemer med at gemme adresserne som en fil. NB! Jens lover at se, om han kan hjælpe hermed.
Margit havde inden mødet fremsendt den reviderede medlemsfortegnelse, der skal udleveres på generalforsamlingen.

Ad 8. Regnskab
Der er stadig ingen afklaring på de 2 restancer fra 2011. Men tilsyneladende har alle betalt kontingent i 2012, selv om Margit ikke kan se, at de er overført til banken endnu.
NB! Margit sender rykkere til de to restanter. Ved evt. nr. 2 rykker – "trues" med inkasso eller sagfører. Margit undersøger forskellen på disse to former.

Ad 9. Eventuelt.

a) Boet efter ejeren på Engholmsvej har henvendt sig med nogle spørgsmål om referater og grundejerforenings–tilhørsforhold. Dette har Margit besvaret. Vi skal dog i den forbindelse pointere overfor ejendomsmægleren, at indkørslen skal retableres. Der er givet dispensation til denne, da den tidligere ejer var kørestolsbruger. NB! Margit sender brev om dette.

b) Jens har ved den ekstraordinære generalforsamling lovet at lave et ændringsforslag til §11. Det gør han naturligvis, men da han regner med at tingene er faldet på plads – bliver det nok mere en proforma sag. (Han vil ikke selv gå ind for det).

c) Fastsættelse af nye datoer for bestyrelsesmøder:
Den 14/3 kl. 19.30 hos Eva i Virum og
Den 22/4 kl. 10 hos Poul i sommerlandet.
Materiale til generalforsamlingen skal udsendes umiddelbart herefter.

d) Eva påpegede at det ikke er formandens –, men bestyrelsens beretning, som skal godkendes af hele bestyrelsen.
Vi lavede en formel konstituering af bestyrelsen, idet det var sket meget hurtigt, da vi blev valgt.
På valg er Poul og Jens efter dette første år, men er villige til genvalg. Eva, Margit og Helle sidder i 2 år og er derfor ikke på valg.

Helle Fehmerling, sekretær
30.1.2012