Referat fra Generalforsamling søndag d. 3. juni 2018 - i Sognegården, Melby

Præsentation af de fremmødte ;o)

1. Morgensang
   Vi sang i Østen stiger solen op.
2. Valg af dirigent og stemmetællere
   Steffen Lambertsen blev valgt som dirigent. Han indledte med at sige, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt og dagsordenen var i overensstemmelse med vedtægterne. Der er i alt 75 stemmeberettigede, hvoraf 22 var til stede, heraf 2 repræsenteret ved fuldmagter.
   
   Poul Woodall og Boje Møller blev valgt som stemmetællere.
3. Formandens beretning (indsat)
   Dette er min første formandsberetning. Jeg har siddet i bestyrelsen nogle år som sekretær. Jeg vil starte med at byde jer alle sammen velkommen - nye som gamle.
   Jeg glæder mig til en Generalforsamling i god og konstruktiv ånd - for bestyrelsen er det jo den eneste gang om året, man bliver bedømt på sit arbejde og er i direkte dialog med jer.
   Vi har haft 5 bestyrelsesmøder i perioden og hovedindholdet på disse møder har været VEJENE. Nu var det jo en realitet, at vi skulle have lavet dem, vi havde pengene - og så var det bare at sikre sig, at arbejdet blev ordentligt udført.
   Vi har også fået nye dæksler i samme forbindelse og rettet kanter op. Vi udskød starttidspunktet til september, så vi var sikre på, at vi ikke kolliderede med sommerferien. Så var der også lige ugedagen for affaldstømning, der skulle tages hensyn til - plus grenafhentning, der heller ikke måtte kollidere med asfalteringen.
   Alt i alt synes vi arbejdet er lykkes rigtig godt, og vi har fået mange tilkendegivelser om, at I er glade for vejene. Der er altid nogle småting, der skal rettes op - og ved 1 års eftersynet vil der blive justeret endeligt. Nu forestår så kommunens forpligtigelse og arbejde med at rette Albrecht Jensens vej op og asfaltere den lige så pæn som vores. Morten Petersen vil redegøre lidt nærmere herfor i regnskabsgennemgang. Og under punktet eventuelt, vil I kunne stille yderligere spørgsmål. Apropos vejene, så har vi undersøgt muligheder for skiltning med fartbegrænsning. Vi har et skilt i begyndelsen af Albrecht Jensens vej, der viser 30 km - men det står ikke særlig hensigtsmæssigt, da bilister vil have glemt det første gang, de drejer om hjørnet til en ny vej i området. Det viser sig at området faktisk er et 50 km`s område, så derfor er det ikke helt enkelt bare at sætte skilte op. Det kræver et vist undersøgelsesarbejde og samarbejde med politiet, bla. Men bestyrelsen vil arbejde videre med det. Vi har jo ikke lavet vejene, for at man skal få lyst til at "køre race".
   Et andet emne vi har været opmærksomme på i bestyrelsen er den nye Persondatalov, der trådt i kraft ultimo maj. Vi har ikke diskuteret det grundigt - og vil derfor gerne benytte lejligheden til under punktet Eventuelt - at få en meningstilkendegivelse fra jer. Jfr. vores vedtægter: " har man ved ejerskifte pligt til at oplyse foreningen om navn, stilling og bopæl samt parcellens matr. nr. og vej nr." og at "det påhviler hvert enkelt medlem i egen interesse at holde foreningen underrettet om enhver adresseforandring". Det er jo et uvurderligt redskab for bestyrelsen, at vi har jeres email-adresser - eller for dem der ikke ønsker det/har computer, blot almindelig adresse. Men personlige oplysninger står på en medlemsliste er det det samme som, at man frit kunne distribuere medlemslisten til de øvrige medlemmer? Det har vi jo tidligere gjort. Normalt vil man tolke det således, at når en person selv melder sig ind i en forening og afgiver personlysninger, så ligger der et samtykke heri.
   Men for at være på den sikre side, vil vi gerne have en tilkendegivelse fra medlemmerne, om der er oplysninger de ikke ønsker at dele med andre i foreningen.
   Der har været brug for alle hænder i bestyrelsen i året, der er gået. Den tidligere formand, Jette Weismann fraflyttede jo Lisevang sidste sommer, så vi skulle have en erstatning for hende. På GF blev Bethina Hamann valgt i stedet for Jette. Endvidere blev der valgt to suppleanter. En som ikke var til stede og Morten Vendelbo. Da Kristian Kousholt trak sig efter eget ønske blev vi meddelt, at den første suppleant alligevel ikke kunne deltage på grund af arbejdspres, hvorfor Morten nu er med i bestyrelsen. Kristian er stadig vores webmaster, dvs. står for hjemmesidens drift - og lægger de ændringer og opdateringer ind, som medlemmerne og/eller bestyrelsen måtte ønske.
   I det tidlige forår fik Poul solgt sit hus og udtrådte af bestyrelsen i forbindelse hermed. Så bestyrelsen har i den sidste tid bestået af 4 medlemmer - som har arbejdet vældig godt sammen. Der er mange kompetencer, så vi supplerer hinanden godt, men glæder os også til at byde et nyt medlem og 2 suppleanter velkommen.
   Vi har en sund økonomi i foreningen - har lagt penge til side til udgifter i forbindelse med udbedringen af Albrecht Jensensvej, og som det vil fremgå af budget 2019 er der basis for at nedsætte vores kontingent.
   Vi vil gerne takke medlemmerne for, at det lykkedes os at blive enige om at få vort store vejprojekt finansieret og jeres opbakning undervejs. Vi vil meget gerne være i endnu mere dialog med jer - end det at lægge bestyrelsesreferater ud, og den årlige generalforsamling. Så derfor en opfordring til at komme med gode ideer til, hvad vi skal lave i bestyrelsen - eller fælles projekter med jer.
   Det er også derfor vi har foreslået at markere, at vejene er lavet og at vi har eksisteret i 45 år - til at fejre os selv ved en efterfølgende frokost.
   Tak for godt samarbejde til bestyrelsen - og for opbakningen blandt medlemmerne.
   
   Beretningen blev godkendt.
   
   
4. Aflæggelse af regnskab for 2017 - til vedtagelse
   (Regnskab 2017 vedlagt indkaldelsen som bilag)
   
   Morten Petersen gennemgik regnskabet. I 2017 fik foreningen et overskud på kr. 37.000 og der var derfor ved afslutningen af året opsparet overskud i alt på kr. 102.000 indestående på foreningens konto. Derudover indestår der kr. 203.000 på foreningens konto til vejfond. Således er der opsparet til betaling for istandsættelse af Albrecht Jensensvej. Efter indkaldelse til generalforsamlingen kom høringsbrev fra Halsnæs Kommune, hvor det er blevet præciseret, hvad omkostningerne vil være for Grundejerforeningens medlemmer. Oplægget fra bestyrelsen er, at der ikke gøres indsigelser (frist 27. juni 2018) ligesom bestyrelsen arbejder for, at der sendes en samlet regning til Grundejerforeningen.
   
   Poul Woodall rejste spørgsmål om opkrævning af beløb for Finsensvejs tre matrikler, hvor advokat Lone Munk Jensen på seneste generalforsamlingen i 2017 ville undersøge, hvorvidt der var mulighed for, at opkræve pengene. Bestyrelsen har modtaget svar, at det ikke er muligt at få kommunen til at pålægge naboerne til at betale for istandsættelsen, når det ikke er sket som et samlet kommunalt arbejde. Knud Bolt opfordrede til debat omkring emnet, mens kasserer og formand fremførte, at der ikke er basis for yderligere debat, og sagen anses for lukket.
   
   I relation til bredden på Albrecht Jensensvej spurgte Boje Møller om vi kan henstille til øget bredde af vejen, særligt ved indkørslen fra Melbyvej. En forespørgsel til bredden på vejen vil indgå i dialogen med kommunen omkring betaling.
   Regnskabet blev godkendt.
   
   
5. Orientering om budget/regnskab for 2018 - til orientering
   Morten Petersen gennemgik budget/regnskab for 2018. Status er, at der er overført yderlige penge til Vejfonden, hvor der nu står 270 TDKK. Efter afholdelse af planlagte omkostninger resten af året ser regnskabet balanceret ud, eneste ukendte faktor er regning fra kommunen for administration ved udbedring af Albrecht Jensensvej.
   
   
6. Rettidigt indkomne forslag
   Ingen indkomne forslag
   
   
7. Fremlæggelse af budget for 2019 og fastsættelse af kontingent
   (Budget 2019 vedlagt indkaldelsen som bilag)
   
   2019 forventes at blive et 'normalår' uden særlige omkostninger og det forventes, at der vil være tilstrækkelig buffer på konto for Vejfond til udbedring af eventuelle skader og yderligere armering af hjørner i de kommende år. På det grundlag er budgettet lagt med udgangspunkt i et kontingent på 600 DKK per matrikel.
   
   Budgettet blev godkendt og kontingent vedtaget.
   
   Chalotte Woodall gav udtryk for, at det er hensigtsmæssigt at bibeholde pengene i Vejfonden og anvende dem til løbende vedligeholdelse. Der blev herefter givet generel støtte til at lade bestyrelsen anvende pengene til kommende vejudbedringer.
   
   
8. Valg af bestyrelsesmedlemmer
   På spørgsmål fra Hans Jørgensen blev det drøftet hvorvidt det var muligt for to fra samme matrikel at sidde i bestyrelsen (Bethina & Morten). I overensstemmelse med drøftelserne på Generalforsamlingen i 2017 blev det fremhævet, at der ikke var nogen problemer relateret hertil, og de pågældende i øvrigt er begrænset til én stemme i forbindelse med afstemninger i bestyrelsen.
   
   Bethina Hamann og Aase Hill-Madsen blev valgt til bestyrelsen.
   
   
9. Valg af suppleanter
   Charlotte Woodall og Hans Jørgensen blev valgt til suppleanter
   
   
10. Valg af revisorer og revisorsuppleant
    Poul Frederiksen og Boje Møller blev genvalgt. Erik Fehmerling ligeledes genvalgt som revisor suppleant.
    
    
11. Eventuelt
    Boje Møller forespurgte om det var muligt at genudsende retningslinjer for græsslåning og anvendelse af støjende maskiner i øvrigt. Også meget gerne i fysisk form til postkasserne. Der var drøftelse omkring grundejeres anvendelse af entreprenører til dette arbejde. Det blev fremført, at det må være muligt at henstille til grundejerne, at de informerer deres entreprenører om vores regler. Det vil blive taget op på næste bestyrelsesmøde.
    
    Bestyrelsen havde modtaget henvendelse fra Thorvaldsensvej 1 om eventuelle rotter eller mosegrise. Det blev fremført, at man bør være opmærksom på fodring af fugle, hvis der er tale om rotter. Bestyrelsen følger op herpå og giver besked. Det er mest sandsynligt, at det er mosegrise, da disse er set andre steder i foreningen.
    
    Bestyrelsen havde modtaget en skriftlig forespørgsel fra Kristian Kousholt: Hvordan vil bestyrelsen sikre, at Finsensvej ulige numre betaler deres andel af omkostningerne for vejrenoveringen?
    Dette spørgsmål blev besvaret under punkt 4.
    
    I relation til persondataforordningen fremførte Poul Woodall, at det må være i orden, at bestyrelsen har en liste med de pågældende oplysninger til bestyrelsens brug for kontakt til medlemmerne og at man i øvrigt følte sig trygge og beskyttede ved den måde det blev beskrevet, at oplysningerne bliver opbevaret på. Der var fra enkelte medlemmer ønske om fortsat distribution af liste. Bestyrelsen vil behandle emnet på næste bestyrelsesmøde.

Dirigenten takkede for god ro og orden!

Liseleje, juni 2018

Dirigent Steffen Lambertsen
Formand Helle Femerling
Referent - ikke oplyst

Download underskrevet referat - klik her